Si desea mejorar la gestión de su negocio y el sistema de presupuestación, una vez que ha concluido con el dominio de la FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA, comience por adoptar las políticas que se proponen a continuación, a fin de que sus directivos y mandos medios dispongan de mejores orientaciones a seguir en cualquiera de los diferentes ejercicios presupuestarios y en la elaboración de los planes de acción, para alcanzar los objetivos propuestos por la firma.

EN MATERIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Comience por diseñar o rediseñar la estructura orgánica funcional, con un enfoque orientado al servicio del cliente y a los avances tecnológicos, para mejorar la satisfacción de las necesidades de los primeros y con los segundos para desarrollar productos y servicios innovadores. Para concretar lo anteriormente mencionado, la organización deberá contar con un manual orgánico funcional, que permita a los administradores asegurar el cumplimiento de las responsabilidades individuales, la ejecución de los planes estratégicos y el continuo análisis competitivo del entorno. Todas las unidades deben guardar relación con los procesos que realizan, evitando duplicidad de funciones y atribuciones y contar con un dueño responsable por la eficiencia y eficacia del proceso.

La estructura siempre debe potenciar el área de mercadeo y ventas, de tal forma que esta se constituya en el motor de colocación de los actuales y futuros productos y servicios de la Compañía, así como de su posicionamiento e imagen corporativa en el mercado. Trimestralmente las áreas y unidades están obligadas a presentar informes de avance de su gestión a la Gerencia General. Dichos informes podrán ser puestos a conocimiento del Directorio si la necesidad así lo requiere.

El papel tanto de la Gerencia General como de las gerencias de área es medir, en función de indicadores de desempeño y de los reportes que presenten las unidades, el grado de cumplimiento de las metas establecidas durante cada período económico. Esta información como tal debe ser puesta a consideración del Directorio.

EN MATERIA PRESUPUESTARIA

La organización necesita administrar presupuestos de corto y mediano plazo, como herramientas anticipadas de fijación de objetivos y metas, de establecimiento de estrategias, de optimización de uso de recursos y, de grado de compromiso que cada unidad tiene frente a las tareas fijadas por la administración. La elaboración de los Presupuestos Específicos, deben iniciar actividades luego de disponer del Plan Anual de Operaciones presentado por la gerencia, en el mes de octubre de cada año. Los Gerentes y Jefes de Unidades están obligados a presentar, a la Gerencia General, el Plan Operativo de su área, en función del Plan Estratégico, junto con el presupuesto que les corresponde ejecutar para el año siguiente. El responsable de la administración presupuestaria es el llamado a consolidar los presupuestos específicos presentados por las unidades, de acuerdo con el plan estratégico ya mencionado. Este presupuesto integral se pondrá a consideración y aprobación del Directorio a más tardar a mediados del mes de Diciembre.

EN MATERIA DE DESARROLLO TECNOLÓGICO

Corresponde a la alta gerencia fijar una dirección sobre la modernización de la plataforma tecnológica de la compañía, así como su crecimiento y desarrollo para generar nuevos productos y servicios, en función de las tendencias del mercado.

EN MATERIA DE MERCADEO Y VENTAS

Los precios de ventas de los diferentes bienes y servicios que se comercializan requieren estar fijados en función de la estructura competitiva de la industria a que pertenece la empresa y de acuerdo a los costos, gastos y márgenes de utilidad previstos por la organización.

Las ventas proyectadas de un ejercicio a otro necesitan, de una parte, mantener el posicionamiento de la empresa en el mercado y, de otra, asegurar los volúmenes de ingresos sean los requeridos por la gestión del negocio.

La gerencia de mercadeo y ventas está obligada a definir o redefinir: el portafolio de productos y servicios que va a comercializar, los cuales siempre tienen que generar valor y satisfacción al consumidor. La optimización del uso de los recursos que posee la compañía, fomentar la innovación, a fin de maximizar la rentabilidad. A priorizar todos aquellos proyectos que estén orientados a incrementar el valor de los bienes y servicios, el contacto directo y permanente con los distribuidores y consumidores finales. A fomentar el desarrollo de nuevos productos y/o servicios, que amplíen la cartera y maximicen los ingresos y la rentabilidad de la compañía.

Hay que brindar especial atención a aquellos clientes cuya facturación y recaudación genera el mayor porcentaje de ingresos a la compañía. Se necesita institucionalizar un eficaz y eficiente gestión de Servicio al Cliente, que estimule y apalanque el desarrollo y crecimiento de la empresa y la cultura de servicio dirigida al consumidor, por tanto la atención y servicio al cliente, serán acciones de alta prioridad y de carácter estratégico.

La gerencia de mercadeo y ventas deberá asegurarse de que toda la Organización esté orientada a servir con efectividad al Cliente sea este interno o externo, utilizando normas de cortesía, amabilidad y cordialidad.

Hay que prevenir la acumulación de la cartera vencida a fin de incrementar la liquidez y fortalecer la estructura financiera de la compañía, para esto se deberá implementar mecanismos internos y externos necesarios para asegurar la recuperación de cartera. Se deben asegurar mecanismos eficientes y concretos de comunicación, para persuadir y recordar al cliente sobre el consumo de los distintos productos y servicios que dispone la organización y sus formas de pago. Aquí debe jugar un especial rol la entrega oportuna de los bienes y servicios, la promoción y publicidad, los sistemas de comisiones, descuentos y rebajas.

EN MATERIA DE PRODUCCIÓN

Hay que empezar por determinar la capacidad teórica y efectiva que se va a utilizar de la planta, en los 250 días laborables año, en 8, 16 ó 24 horas al día, a fin de conocer el número de unidades físicas que deben ser producidas por tipo de producto, para optimizar los costos, el uso de los recursos humanos y los insumos que requiere el proceso productivo.

Los presupuestos de producción tienen que estar estructurados de tal manera que satisfagan, por una parte, los requerimientos de venta presupuestados y de otra, el mantenimiento de inventarios óptimos de productos terminados y de materias primas.

Al área de producción le corresponde asegurar, en todos los procesos que administra, la generación de productos finales de calidad de acuerdo a las normas ISO y a los intereses del consumidor.

Los estándares de materia prima, a más de estar clasificados en materia prima directa e indirecta cuantificables, tienen que demostrar técnicamente la cantidad de producto final que se obtiene por unidad de materia prima adquirida del proveedor. El presupuesto de materia prima a mas de informarnos de los consumos que requiere la producción planeada por producto, debe indicarnos el volumen de insumos que debemos comprar en cantidades y valores y, el tamaño de inventario final que hay que mantener para garantizar el ritmo de producción.

Al departamento de compras le corresponde estructurar el presupuesto del mismo nombre por fecha de adquisición y calendario de pagos para asegurar a la tesorería el cumplimiento oportuno de las obligaciones contraídas por la empresa con los proveedores de bienes y servicios.

Todas las áreas que realicen contrataciones externas y que generen compromisos de pago por parte de la compañía serán responsables de la eficiente utilización de los recursos contratados, bajo un análisis costo/beneficio, buscando siempre privilegiar los intereses institucionales.

Los consumos de carga fabril: luz y fuerza, suministros y materiales, combustible, lubricantes, etc., deben estar determinados por departamentos en función de las unidades producidas, o en su defecto utilizando la metodología de presupuestos de costos variables, donde de por medio debe tenerse presente la variable de conversión por unidades producidas.

EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS

El reclutamiento, la selección y la contratación de los recursos humanos debe permitir a la compañía escoger las personas más idóneas para cada cargo y de acuerdo a los requerimientos de perfiles establecidos, a fin de que estos ayuden a la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa.

Una de las principales responsabilidades de esta área es crear: un sistema de remuneración ordenado y equitativo en lo posible, bajo un sistema de remuneraciones variable, en función de los objetivos y metas a cumplir. Una unidad de bienestar social y seguridad industrial a fin de motivar eficazmente el trabajo productivo y el cumplimiento de los fines estratégicos de la empresa.

Cada trabajador está obligado a contribuir a la consecución de los objetivos organizacionales y a satisfacer las necesidades de nuestros clientes internos y externos.

Otro tema relevante del área es el Plan Anual de Capacitación que debe ser presentado a la aprobación del Directorio, en base a los lineamientos del Plan Estratégico de la Compañía y a la detección de necesidades y realidades de la misma y, la capacidad de los presupuestos establecidos. Este Plan es parte del Plan Operativo Anual de la Empresa y del Presupuesto del año.

EN MATERIA ADMINISTRATIVO FINANCIERAS

Compete a esta área el manejo permanente de la liquidez, la consecución de la solvencia y la generación de la rentabilidad, mediante el análisis financiero, la utilización del ROA y del ROE, así como del financiamiento de la empresa cada vez que sea necesario.

Si la caja refleja superávit, será el Directorio o la Gerencia General, de acuerdo con el monto, quien autoriza a la tesorería la ejecución de inversiones financieras que considere convenientes, de acuerdo al informe que justifique satisfactoriamente la inversión, en función de las tasas de colocación y plazos propuestos. Si hubiera déficit de recursos igualmente seria la unidad antes mencionada la que tramita los créditos que hubiere a lugar.

Las inversiones que se ejecuten deben hacerse en instituciones bancarias domiciliadas en el Ecuador y/o en extranjeras, que acrediten una calificación mínima de AA+ en el mercado bancario, así como en Financieras o Administradoras de Fondos que pertenezcan a Grupos Económicos liderados por un Banco, que cumpla con las mismas condiciones señaladas.

El Departamento de Contabilidad y de Costos es el responsable de la preparación y presentación oportuna de los Estados Financieros mensuales y anuales, bajo normas internacionales de información financiera y la legislación local vigente. Igualmente tienen bajo su responsabilidad la presentación oportuna de todas las declaraciones de impuestos a los que la compañía está legalmente obligada, incluyendo los municipales y en general cualquier clase de gravámenes que sea de cumplimiento obligatorio.

El área Administrativa esta obligada a garantizar la logística más adecuada para que la compañía pueda disponer oportunamente de los bienes tecnológicos, repuestos, equipos, mobiliario, materiales e insumos necesarios para la operación y mantenimiento de sus instalaciones, a precios justos y con los mayores niveles de calidad.

El área de Auditoria es la responsable del control interno así como de la correcta aplicación de las políticas, normas, reglamentos y procedimientos existentes en la empresa.

EN MATERIA DE COSTOS – GASTOS

El costo total de producción debe reflejar la inversión que hace la empresa en materia prima, mano de obra y carga fabril, para obtener un bien o servicio. Desde el campo presupuestario el costo está constituido: por las salidas que se obtienen en el presupuesto de materia prima directa e indirecta; por el distributivo de sueldos y salarios, en los referente a mano de obra directa e indirecta; por el presupuesto de carga fabril; y, por el presupuesto de inversión y financiamiento en lo atinente a depreciaciones y amortizaciones. Aquí la prima de los seguros anuales de producción se calcula como un porcentaje de los activos del área, de acuerdo con la política de la empresa.

Los gastos totales de venta comprenden aquellos egresos en que incurre la empresa por el desplazamiento de los productos terminados desde la fábrica hacia el distribuidor o el consumidor final. Estos cálculos provienen del distributivo de sueldos y salarios, en lo referente a ventas; del presupuesto de comisiones; del presupuesto de promoción y publicidad; del presupuesto de fletes y; del presupuesto de inversión y financiamiento en lo atinente a depreciaciones y amortizaciones. Suplementariamente estos valores también pueden calcularse usando la metodología de los presupuestos variables o mediante estándares establecidos por la compañía. Aquí la prima de los seguros anuales de venta se calcula como un porcentaje de los activos del área, de acuerdo con la política de la empresa.

La predeterminación de los gastos administrativos totales corresponde a aquellos que ayudan a mantener activo el giro del negocio y el manejo de los recursos internos. En su estructura se calcula los costos de los recursos humanos en base al distributivo de sueldos y salarios, en lo referente a administración; el adiestramiento de personal en el presupuesto del mismo nombre, el bienestar social, la seguridad industria, la investigación y desarrollo, provienen de cada uno de sus presupuestos, y; las depreciaciones y amortizaciones del presupuesto de inversión y financiamiento. Sus estimaciones también pueden obtenerse usando los presupuestos variables o los estándar establecidos previamente sobre cada componente del gasto. Aquí la prima de los seguros anuales de administración se calcula como un porcentaje de los activos del área, de acuerdo con la política de la empresa.

EN MATERIA DE INVERSIONES Y FINANCIAMIENTO

La cuantificación de la inversión fija e intangible necesita, por una parte, ser respuesta de la sumatoria de los gastos duraderos hechos por rubro específico en cada gerencia, departamento y sección, con sus respectivos años de vida, depreciación y amortización y, por otra, ser consecuencia de la rentabilidad obtenida del cálculo del VAN y del TIR sobre la misma.

Todas las empresas o compañías están obligadas a depreciar la propiedad planta y equipo, conforme a los porcentajes establecidos por la ley.

El capital de trabajo requerido viene dado por la cantidad de recursos monetarios necesarios para atender la operación del proceso productivo, la comercialización y la recuperación de los recursos a través de la venta. Estos valores en caja deben presentar uno, dos o tres meses de saldo para cubrir gastos fijos y variables en que incurre el negocio.

Las decisiones de contratar financiamiento, tanto para inversión fija e intangible como para capital de trabajo requerido, deben ser respuesta de tres consideraciones: la primera relacionada con la estructura del patrimonio, esto es el capital social, las reservas, las utilidades frente al monto de la deuda que se quiere contratar. La segunda el costo real del dinero en el mercado y; la tercera consiste en respetar la política financiera de no endeudarse más allá del cincuenta por ciento del valor de los activos.

Por principio hay que tener presente que los requerimientos de inversión de corto plazo deben financiarse con recursos de corto plazo y los de mediano con disponibilidades de mediano plazo.

Para asegurar adecuadas fuentes de financiamiento hay que mantener buenas relaciones con agentes financieros y bancos nacionales y extranjeros.

ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS

Están para informar, de manera resumida, de cómo la empresa utilizará los fondos confiados por los accionistas y por los acreedores, o de otra manera, cómo ésta situación modificará el curso actual de acción para conseguir sus objetivos. Para verificar esta validez en materia presupuestaria se considera el Estado de Situación Financiera Proforma, el Estado de Resultados Integral Proforma, el Flujo de Efectivo o en su defecto el Presupuesto de Caja.

El estado de situación financiera proforma, que es el resultado de los diferentes presupuestos específicos, debe informar sobre el comportamiento que alcanzaran los activos, pasivos y patrimonio neto. Si el lado derecho del balance resulta ser una proyección mayor que el izquierdo, quiere decir que el financiamiento es superior a las inversiones. Si el lado izquierdo es mayor que el derecho significa que las inversiones son mayores que el financiamiento y si el lado derecho es igual al izquierdo, la inversión y el financiamiento son iguales.

El estado de resultados integral proforma, debe informa sobre los posibles ingresos, gastos y utilidades. Las ganancias deben permitirle a la empresa su permanencia en el mercado, la satisfacción a los accionistas y el flujo de efectivo que necesita la gestión del negocio.

El presupuesto de caja, es el resultado de los movimientos de efectivo de los diferentes presupuestos específicos calculados anteriormente. Las proyecciones del presupuesto de caja siempre deben presentarse equilibradas, esto es financiadas bajo ciertas alternativas, con saldos finales cero o con valores equivalentes al capital de trabajo preestablecido.

FUENTE:

Hernán Peña Noboa, Practicas presupuestarias para ejecutivos, segunda edición, volumen I, Julio 2014.

Pacifictel, Manual de políticas generales, Marzo 2006. Varios documento de Políticas de empresas y de Políticas financieras de empresas.